Журнал регистрации исходящих документов

Журнал регистрации исходящих документов - журнал по установленной форме, содержащий на титульном листе или обложке запись о названии организации, структурном подразделении, датах начала и окончания ведения Журнала. Регистрация документов – это основополагающая часть организации работы с документами на предприятии. Основная цель регистрации документов – придание каждому конкретному документу юридической силы. Кроме этого регистрация обеспечивает учет, контроль и поиск документов, которые используются в управленческой деятельности, документообороте предприятия.

Главным принципом регистрации документов является уникальность. Каждый документ регистрируется только один раз. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например - исходящие документы. В практической деятельности делопроизводительных служб наибольшее распространение получила форма регистрации документов в журнале. Исходящие документы регистрируются в день подписания или утверждения.

Индекс регистрируемого документа содержит в себе порядковый регистрационный номер, который может включать дополнительные индексы по номенклатуре дел, по классификаторам, по исполнителям и пр. Организация самостоятельно решает вопрос о составляющих индекса документа и последовательности их написания.

Пример написания индекса документа:
№ 17/08-20/19, где
17 - порядковый регистрационный номер,
08-20 - индекс по номенклатуре дел,
19 - индекс по используемому классификатору.

Форма журнала исходящих документов (графы):
Дата документа;
Исходящий № документа;
Адресат;
Краткое содержание / Кто подписал;
Исполнитель / Кто принял;
Примечание.

Все страницы журнала должны быть пронумерованы, а сам журнал регистрации для исходящих документов прошнурован и скреплен печатью организации и подписью ответственного за ведение Журнала.